Un documento digital es todo aquel que tiene un formato electrónico, no físico
Durante muchos años, el uso del papel ha sido una de las constantes más comunes en la iniciativa pública y privada. Para cualquier trámite, informe o inventario, cientos de miles de hojas eran consumidas para mantener la producción de las organizaciones.
Poco a poco esto ha ido cambiando, pero con la transformación digital acelerada de los últimos años, ahora los documentos, archivos y datos son digitalizados para su preservación y para facilitar una óptima gestión de los mismos desde cualquier lugar.
Un archivo electrónico es una representación digital de cualquier tipo de información, la cual puede ser creada, leída y procesada por un dispositivo electrónico.
Aunque existen sistemas específicos enfocados a la gestión de archivos o a la gestión de documentos electrónicos, en la mayoría de los casos, es una parte integrada en el sistema de gestión documental. El gestor documental ayuda a archivar los documentos digitales clasificándolos y haciéndolos accesibles al usuario.
En un archivo digital o electrónico, los documentos se almacenan de forma segura conforme a las garantías técnicas y de trazabilidad, quedando a disposición del usuario de manera permanente e inalterable.
El archivo digital se compone de aquellos documentos que quedan guardados de forma permanente en la red, en la nube o en carpeta del ordenador, de forma que se pueda acceder a ellos de manera rápida, permitiendo una mejor organización de los procesos a realizar.
Las ventajas de utilizar un archivo digital pueden resumirse en el ahorro de espacio físico, el acceso rápido a la información, la mayor seguridad y respaldo de datos, así como la facilidad de colaboración y posibilidad de compartir archivos.
Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deben contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, han de asegurar la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos.
Existen diferentes modelos de gestores documentales y herramientas que permiten la optimización en la gestión de archivos.
Los principales son:
· Firma electrónica: Con esta herramienta, se puede digitalizar, firmar, escanear y archivar los documentos de manera virtual, con validación y protección legal, ya que los datos cuentan con encriptación y otras herramientas de protección.
· Sello electrónico: Un sello electrónico, también llamado eSeal, es básicamente información en formato digital que se añade o conecta de forma inteligente con otro conjunto de datos. Su propósito es confirmar de dónde vienen esos datos y asegurar que no han sido alterados.
· Sistemas de gestión digital: Existen sistemas diseñados para gestionar documentos digitales, que almacenan, actualizan y comparten archivos, según los niveles de acceso y privacidad establecidos por la empresa. La plataforma se puede personalizar según las necesidades de cada institución y facilita las tareas diarias, haciendo que todo sea más sencillo y automatizado.
· Nube: Facilita el acceso, reduce la necesidad de hardware robusto y garantiza la seguridad de los archivos. Así, los gestores y los equipos pueden consultar los documentos desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar en que se encuentren. Los archivos, por su parte, están protegidos, ya que no dependen de un ordenador específico para guardarse.
Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deben conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones.
Pero si nos paramos a pensar en cómo llevar a cabo la digitalización de un negocio, ya sea a nivel de una gran empresa o de un pequeño negocio de barrio, encontraremos una serie de puntos en común cuya aplicación transversal sirve para orientar el negocio a las ventas online.
En PCWebShop te hemos acercado esta semana al mundo de los documentos digitales
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